اجتماعات تستحق مكانها

الاجتماعات من أغلى الأدوات التي تستخدمها الشركات، ومع ذلك نادراً ما تُدار على هذا الأساس. اجمع وقت كل الحاضرين، وستجد أن ساعة واحدة قد تكلّف أكثر من اشتراكات برمجية كثيرة. الاجتماع يجب أن يستحق مكانه في الجدول.

اسأل أولاً: هل يحتاج هذا إلى اجتماع؟ إذا كان الهدف مشاركة معلومات، فإن تحديثاً مكتوباً قصيراً أو فيديو مسجلاً ينجح غالباً بشكل أفضل. الاجتماعات أنسب للقرارات وحل المشكلات والتوافق في الموضوعات الصعبة وبناء العلاقات.

قبل الاجتماع

• حدّد هدفاً واحداً واضحاً: ما الذي سيُقرَّر أو يُنجَز في النهاية.
• شارك جدول أعمال قصيراً وأي مادة للقراءة مسبقاً.
• ادعُ فقط من يحتاجهم القرار.
• اختر أقصر وقت واقعي، لا الساعة الافتراضية.

أثناء الاجتماع

• ابدأ في الموعد وأعد تأكيد الهدف.
• اربط النقاش بجدول الأعمال، وأجّل الموضوعات الجانبية.
• تأكد من سماع الأصوات الأهدأ قبل القرار.
• انهِ قبل الموعد بدقائق لتأكيد القرارات والخطوات التالية.

بعد الاجتماع أرسل ملخصاً قصيراً في اليوم نفسه: ما الذي تقرر، ومن المسؤول عن كل إجراء، ومتى. بدون ذلك تُنسى اجتماعات كثيرة ببساطة.

راجع اجتماعاتك الدورية مرة كل ثلاثة أشهر، راجع كل اجتماع متكرر: اختصره، أو قلّل الحضور، أو غيّر تكراره، أو ألغِه. حماية وقت تركيز فريقك من أكثر القرارات الإدارية عمليةً.